WooCommerce Anbindung zum ERP Xentral

Vorbereitung zur Anbindung des ERP Xentral in WooCommerce

Damit der Austausch von Bestellungen und Artikeldaten zwischen einem WooCommerce Onlineshop und der ERP Software Xentral funktioniert, sind folgende Einrichtungen in WooCommerce vorzunehmen:

Unsere Empfehlung: Update der WooCommerce Version auf die aktuelle Version 6.0 (Stand 01.01.2022). Denke daran, eine komplette Datensicherung deiner Installation (inkl. Datenbank und Dateien) vorzunehmen, bevor du das Update vornimmst.

Datenaustausch zwischen WooCommerce und dem ERP Xentral

Sobald die Einrichtung erfolgreich vorgenommen wurde, können folgende Informationen zwischen Xentral und WooCommerce ausgetauscht werden:

1. Bestellungen von WooCommerce an Xentral
2. Status der Bestellung von Xentral an WooCommerce
3. Artikel-Stammdaten von Xentral an WooCommerce
4. Artikelbestände von Xentral an WooCommerce

Einrichtung REST-API in WooCommerce

In WooCommerce muss für Xentral die REST-API installiert werden. Dazu sind folgende Schritte notwendig:

1. Neuen Benutzer für die REST-API anlegen
   Die Einrichtung erfolgt unter: > WooCommerce > Einstellung > Erweitert > REST-API > Schlüssel hinzufügen

Die folgenden Felder sind auszufüllen:

a) Beschreibung: Xentral
b) Benutzer: Admin-Benutzer
c) Berechtigung: Lesen/Schreiben (unbedingt Lesen/Schreiben aktivieren!)

2. API-Schlüssel erstellen
   Klicke jetzt auf API-Schlüssel erstellen unterhalb der ausgefüllten Felder. Du erhältst nun folgende Informationen:

Consumer Key (API Key)
Consumer Secret (API Secret)
Wichtig: Wenn die Seite in WooCommerce verlassen wird, können diese Informationen nicht mehr eingesehen werden. Leite deshalb diese Informationen umgehend an den Administrator von Xentral weiter.

Weiterhin wird noch die Domain (URL) des Onlineshops benötigt, z.B.: https://shopname.com.

Übermittlung der Bestellungen zwischen WooCommerce und Xentral

Im ERP Xentral wird hinterlegt, welche Bestellung aus dem Onlineshop-System importiert werden sollen. Dies erfolgt über den Status der Bestellungen.

WooCommerce weist folgende Status-Werte auf:

pending = Zahlung ausstehend
processing = in Bearbeitung
on-hold = in Wartestellung
completed = Fertiggestellt
canceled = Storniert/abgebrochen
refunded = Rückerstattet
failed = Fehlgeschlagen

Der Status “Processing” (In Bearbeitung) definiert die Bestellung, bei der die Zahlung erfolgt ist und der Versand der Ware stattfinden soll. Im ERP Xentral werden automatisch alle Bestellungen importiert, die diesen Status aufweisen.

Übermittlung des Import-Status

Sobald die Bestellung in Xentral importiert ist, setzt Xentral einen neuen Status für die Bestellung. Standardmäßig ist jedoch der Status “In Bearbeitung” (Processing) bereits durch WooCmmerce belegt. WooCommerce bietet auch keinen Zwischstatus an. Deshalb empfehlen wir die Einrichtung eines solchen Zwischenstatus per Hook oder per Installation eines WooCommerce-Plugins wie “WooCommerce Order Status Manager” von SkyVerge (Link zu Plugin: https://woocommerce.com/de-de/products/woocommerce-order-status-manager/). Mit diesem Plugin ist die Einrichtung individueller weiterer Statusmeldungen in WooCommerce möglich. Der neue Staus kann z.B. mit: “Picking“ bezeichnet werden. Nach dem Import der Bestellung in Xentral wird in WooCommerce anschließend bei der Bestellung “Picking” angezeigt. Damit wird ein eindeutiger Bestellstatus definiert.

Übermittlung des Versand-Status

Nachdem in Xentral die Kommissionierung der Bestellung erfasst und das Versandlabel erzeugt ist, erfolgt die finale Rückmeldung des Status “Fertiggestellt (completed)”. Dabei wird auch die Tracking-Nummer (Paket-Nummer) an den Onlineshop zu Bestellung übermittelt.

Übertragung der Artikeldaten

Es können Artikel-Stammdaten und Artikelbestände von Xentral an WooCommerce übermittelt werden.

Artikel-Stammdaten machen dann Sinn, wenn diese zuerst in Xental erfasst wurden. Sind die Daten bereits in WooCommerce hinterlegt, sollte dieser Punkt übersprungen werden. Dann werden die Artikeldaten mit der Übertragung der Bestellungen automatisch in Xentral angelegt.

Die Artikelbestände werden von Xentral immer automatisch an den WooCommerce Shop übertragen. Sobald eine Bestandsveränderung eintritt, wird die Übertragung des verfügbaren Lagerbestand eines Artikel vorgenommen.